Der deutsche Messenger "ginlo Privat"

Es gibt gewisse Aufbewahrungspflichten, z.B. für Handels- und Geschäftbriefe (alles was mit Steuern und Finanzen zu tun hat). Aber weder für die komplette dienstliche Korrespondenz noch für die kompletten dienstlichen Nachrichten oder Mails. Ich bezweifle mal an dieser Stelle, dass Messenger für solche Dinge genutzt werden.

Da gilt es aufzupassen. Denn auf solchen Messengern werden sicherlich auch solche Sachen ausgetauscht die hier rein fallen könnten:

Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäftes bzw. eines Handelsgeschäftes zum Gegenstand hat. Unter den Begriff “Geschäftsbriefe” fallen jedoch nicht nur Briefe im herkömmlichen Sinne, also per Post abgesandte Schriftstücke, sondern auch elektronische Nachrichten: E-Mails, Faxe, Telegramme etc. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (z.B. nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte), ist kein Handels-/Geschäftsbrief.

Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege, Bewertungen von Eigenleistungen, Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Personalunterlagen etc. Diese müssen sich nicht auf konkrete Geschäftsvorfälle beziehen; es reicht vielmehr aus, dass sie in irgendeiner Form “für die Besteuerung von Bedeutung” sind. Speziell geregelt ist in § 14b UStG die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist

Quelle: https://www.ihk.de/hamburg/produktmarken/beratung-service/recht-und-steuern/steuerrecht/abgabenrecht/aufbewahrungsfristen-geschaeftsunterlagen-1157174#Wie%20Lange%20ist%20Aufzubewahren?

Gerade Händler (aller Art) nutzen auch gerne Messenger für schnelle Anfragen, Verhandlungen und defacto auch Abschlüsse. Da gelten dann entsprechende Fristen.

Daher ist eine pauschale Aussage gar nicht möglich. Im Zweifelsfall als Unternehmen lieber zu viel aufbewahren als zu wenig (aus Sicht des Unternehmens)