ich möchte mich zunächst kurz vorstelle, ich bin Manuel und neu hier im Forum und freue mich, Teil dieser Community zu sein!
Ich bin auf der Suche nach einer frei verfügbaren Windows-Software, mit der ich als Privatperson meine (eingescannten) PDF-Dokumente verwalten kann. Also Behördenschreiben, Kommunikation mit dem Finanzamt usw. Wichtig ist mir dabei, dass die Software datenschutzfreundlich ist und es die Möglichkeit bietet, Dokumente oder Vorgänge auf Wiedervorlage zu setzen, also eine Art Erinnerungsfunktion hat. (Was aber nicht zwingend enthalten sein muss.)
Hat jemand von euch Erfahrungen mit solchen Programmen oder kann mir kostenlose Empfehlungen geben? Ich bin für jeden Hinweis dankbar, da ich bisher leider nichts finden konnte!
@kapuze Man kann paperless-ngx auf einem Windows Rechner „indirekt“ installieren:
In einer virtuellen Maschine (VM) mit Linux als OS.
Im Windows Subsystem for Linux (WSL).
@GreatGeckoFox Falls du ein NAS hast, dann kannst du paperless-ngx eventuell auch auf diesem installieren. Vorteil: Du kannst z.B. auch wenn dein Windows Rechner ausgeschaltet ist über die App auf dem Smartphone paperless-ngx nutzen.
Aus Köln gibt es CompuDMS auch in einer kostenlosen Version CompuDMS Free. Ich hatte es vor Jahren in den Fingern und mir war es als unkompliziert und nutzerfreundlich in Erinnerung geblieben. https://www.bitfarm-archiv.de hatte ich mir auch notiert, aber nicht weiter drum gekümmert.
Von ecoDMS aus Aachen gab es zumindest früher auch eine Möglichkeit, sie privat kostenlos zu nutzen (free4three). Müsste man nachfragen, ob dies immer noch so ist, ansonsten derzeit einmalig 90 €.
Die Testversion gibt es nach wie vor noch. Ich habe vor ein paar Jahren auch ecoDMS benutzt, habe sie aber durch paperless abgelöst. Zum Datenschutz kann ich nichts sagen, ist mir aber auch nie was aufgefallen. Cloud-Zwang o. Ä. gab es damals nicht. Die Testversion konnte man dauerhaft nutzen, aber mit Einschränkungen gegenüber der Kaufversion. Preis ist für privat und die jeweilige Vollversion (derzeit „burns“, je nach Entwicklung 2 … 3 Jahre bis zur nächsten Vollversion) noch 89,90€ lebenslang für 1 gleichzeitige Client-Verbindung zum Server.
Den Support würde ich erst bei Bedarf kaufen. Die Gutscheine verfallen nämlich nach 2 Jahren! Das ist Nachteil 1. Nachteil 2 ist, das man nicht mehr oder nur mit viel Aufwand an die pdf’s herankommt, wenn man zu einer anderen Lösung migrieren will oder wenn das System krepiert.
Dafür ist die Lösung eben auch revisionssicher - ob man das allerdings privat braucht …
Danke! Ja, das habe ich mir so schon gedacht. Bringt das viel? Kann es darüber hinaus noch etwas (was Ihr im Alltag viel nutzt)? Ich frage deswegen so naiv und konkret, weil ich manche Dinge bei mir gerne automatisiere, aber andere eben bewusst auch nicht.
Das habe ich mich auch schon gefragt und es folgender Maßen interpretiert: Transitorische ischämische Attacke (TIA) eine Durchblutungsstörung des Gehirns. Ich denke man drückt damit aus, dass man gerade auf dem Schlauch steht.
Also gut, dass wir nochmal darüber gesprochen haben
Außer möglichen Automatiken dient ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) auch zur Klassifizierung und Ordnung von Dokumenten und der besseren Auffindbarkeit mittels Volltextsuche, Tags usw.. Will man also mal eben schnell eine Übersicht über alle Dokumente zum Thema X, kann es eine wunderbare Sache sein. Einer der großen Vorteile ist eben die Unabhängigkeit von der klassischen Ordnerablage. Hat man eine durchdachte klassische Ordnerablage und nicht das Gefühl, man bräuchte noch mehr Ordnung oder benutzt zusätzlich noch die Möglichkeit virtueller Ordner oder Tags des jeweiligen Betriebssystem, ist ein DMS oft Overkill. Will man allerdings von mehreren Geräten auf die Dokumente zugreifen und einordnen, hat ein DMS mit einem Server-Client System auch hier seine Stärken.
Für Unternehmen und Selbstständige meistens ein Muss, da es in der Praxis die sicherste Methode ist, eine revisionssichere Archivierung der Geschäftsdokumente hinzubekommen. Mit einem DMS kann es möglich sein, Veränderungen sichtbar zu machen und Aufbewahrungsfristen zu definieren. Ein DMS ist aber nicht automatisch revisionssicher, so ist z.B. die kostenlose CompuDMS Free nicht revisionssicher und eher für Privatleute zu empfehlen (eine Aussage des CompuDMS Supports von vor einigen Jahren) .
Das trifft hier in meinem Umfeld zu! Hier in diesem Haus wohnen zwar mehrere Leute (meine Eltern und ich — ab und an ist mein Bruder hier, und macht manchmal Remote-Work), die sich den Router mit „Netzlaufwerk“ (eigentlich nur ein performanter USB-Stick…) und den MFP teilen. Aber das Netzlaufwerk dient hauptsächlich zum Bereitstellen der Dokumente vom MFP sowie zum Austauschen spezifischer (und i.d.R. meist weniger) Dateien zwischen uns. Ein Netzlaufwerk mit einem großen Archiv, auf das 1. überhaupt im großen Stil und 2. von mehreren Beteiligten zugegriffen wird, haben wir nicht UND brauchen wir (so) auch nicht. Explizite Backups gehen auf externe Massenspeicher, die nur temporär angeschlossen werden, und anschließend baulich getrennt gelagert werden. Die Ordnerstruktur (im Dateisystem der jeweiligen Computer sowie als Unterordner innerhalb von E-Mail) habe ursprünglich mal ich für mich selbst und dann für meine Eltern eingerichtet. Mein Vater lässt es zwar manchmal an Disziplin mangeln, aber überwiegend hält er sich daran und nutzt es entsprechend. Damit ist eine für unsere Ansprüche ausreichende Ordnung UND Auffindbarkeit gegeben. FYI: Die Ordner sind sind stark kategorisiert und teilweise chronologisch untergeordnet. Die Dateien i.W. ebenso. Und alle haben i.d.R. sprechende Namen. D.h., das was man sonst über Tags vergeben würde (z.B. außer mittels DMS direkt im OS bei macOS möglich), steckt in den Bezeichnungen der Ordner und Dateinamen. (Mit einem modernen Dateisystem — im Gegensatz zu „8.3-artigen“ — ist das ja nun kein Problem mehr!)
Ja… Das kenne ich von mehreren meiner bisherigen Arbeitgeber. (Ich weiß aber nicht (mehr), was dort konkret im Einsatz war/ist.) Privat habe ich da keine Notwendigkeit für. — Außer eventuell für wenige spezifische Dateien (eventuell nicht nur reine Textdokumente!). (Ja, man könnte z.B. auch Git o.ä. bei sich lokal betreiben…)
Aber genau diese Fragestellung bringt mich zu einem anderen Thema, das ich neu eröffnen werde (da abweichend).
