Lösungen für die Digitalisierung eines Vereins/Organisation

Hallo Kuketz-Fans,

Mike hat in seinem Kommentar ja ausführlich dargelegt, warum Microsoft 365 aus Datenschutzgründen in Schulen und öffentlichen Einrichtungen eigentlich nichts zu suchen haben sollte. Gleiches gilt eigentlich auch für Vereine und Organisationen, wo ebenfalls personenbetogene Daten von Kindern und Jugendlichen verarbeitet werden.

Ich selber bin gerade dabei, unseren Sportverein zu „digitalisieren“. Unser Ziel ist zum einen, die diversen insellösungen (Dropbox, OneDrive, Google Sheets, Doodle-Umfragen) abzuschaffen und eine vereinsweite, DSGVO-konforme Lösung zu ersetzen. Soweit der Plan. Viele Vereine in unserer Umgebung haben ähnliches getan und einfach die kostenlose NGO-Lösung von Microsoft 365 geholt. Dass das aus den bekannten Gründen keine Option ist müssen wir nicht diskutieren - aber ist M365 der Benchmark, mit der alle anderen Lösungen verglichen werden, insbesondere hinsichtlich Funktionalität und Kosten.

Die Anforderungen sehen wie folgt aus:

  • Cloud-Datenablage mit Berechtigungskonzept
  • Online-Office a.k.a. gemeinsames Bearbeiten von Office-Dateien
  • Videokonferenzen mit bis zu 20 Teilnehmern
  • Messenger-Anwendung mit Gruppenräumen
  • [Opt.] Kollaborations-Funktionen (Kanban-Board/Taskliste, Whiteboard, Gantt-Diagramme)

Webspace und Mailserver habe ich hier nicht aufgeführt, da die allermeisten Vereine eine entsprechende Lösung bereits in irgend einer Form am laufen haben.
Damit die Sache nachhaltig ist (insb. bei einem Verein) kommt selber hosten nicht in Frage. Für meine privaten Dateien kann ich das Risiko selber tragen, aber für Vereinsdaten muss das professionell gemacht werden. Selbst wenn man mal einen IT-Profi begeistern kann - im Ehrenamt ist so jemand auch schnell mal wieder weg.

Unser „Setup“ so far:

  • Cloud-Dateiablage → Managed Nextcloud by Hetzner (Produkt Storage Share). Vorteil: Unbegrenzte Nutzer, üppig Speicher, Frontend-Admin-Rechte. Nachteil: Keine Backend Anpassungen
  • Online-Office → OnlyOffice Integration in die Nextcloud (Collabora wird von Hetzner nicht angeboten).
  • Videokonferenzen → Senfcall (Link) stellt eine gemanagte BBB Instanz für NGO-Organisationen kostenlos zur Verfügung, inkl. Nextcloud integration.
  • Messenger-Anwendung → Offen
  • Kollaboration → Offen (was nicht über Nextcloud abgedeckt werden kann)

Das Setup hat den Vorteil, dass es nicht nach Anzahl User bezahlt werden muss, sondern nach Speicherplatz. Der Großteil der Mitglieder will allerhöchstens Dateien abrufen und benötigt selbst kaum Speicherplatz.
Leider fehlt uns aktuell eine gut integrierte Messenger-Anwendung. Der Verein hat in einige Threema-Lizenzen investiert, aber im Alltag gestaltet es sich umständlich. Ich würde sehr gerne eine Matrix- oder RocketChat-Lösung in Betracht ziehen, aber leider mangelt es hier an vergleichbaren Angeboten wie Hetzner sie anbietet…

Um es klar zu stellen - ich erwarte nicht, dass hochwertige Dienste kostenlos bereitgestellt werden sollen. Allerdings haben wir als Verein nur beschränkte Ressourcen und die sollen möglichst auch in den Vereinszweck (bei uns Sport) fließen. Daher suche ich bevorzugt nach einem Bezahlmodell, bei dem wir nicht nach Anzahl User, sondern nach genutztem Volumen /Speicherplatz bezahlen können.

Warum nun dieser Thread? Folgende Fragen würde ich gerne mit euch diskutieren:

1.) Austausch mit euch! → Welche Lösungen habt ihr bei euch im Verein im Einsatz, wie sind eure Erfahrungen?
2.) Eigeninteresse! → Welche Anbieter für gemanagte Dienste (sei es Mailserver, Webspace, Cloud, Messenger-Server, usw.) könnt ihr empfehlen? Insbesondere für Anbieter gehosteter Messenger (Matrix, RocketChat) wäre ich dankbar…
3.) Diskussion → Die einfachste Lösung wäre aus meiner Sicht, dass die größeren Verbände (i.d.R. Budes-/Landesverbände) eine Infrastruktur bereitstellen würden und die lokalen Vereine sich dort ihre Instanz mieten können.
Dienste wie BBB, Nextcloud oder Matrix/RocketChat lassen sich denke ich gut skalieren und können einfach miteinander sprechen… Wo denkt ihr könnte man hier ansetzen?

Besten Dank für eure Antwortern :slight_smile:
Viele Grüße, Basta

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Ich habe sowohl Matrix als auch Mattermost in Vereinen benutzt. Mit Mattermost, lassen sich hierarchische Strukturen nachbilden, mit Matrix eher nicht oder nur mit großem Aufwand. Matrix betont die Privatkommunikation (E2EE), Mattermost eher die Vereinsorga (ob die inzwischen E2EE haben?). Bei größeren Vereinen mit sehr unterschiedlicher Altersstruktur kann es sinnvoll sein, die Möglichkeit zu haben, die Kommunikation „von oben“ zu organisieren - also Leute ohne deren Mitwirkung in Räume zu packen, was bei Matrix nicht geht. Matrix ist für IT-ferne Leute manchmal schwer in Gang zu kriegen, bei Mattermost kann das alles der Admin organisieren. Deshalb würde ich dann Mattermost bevorzugen.

Matrix-Datenbanken können sehr schnell SEHR groß werden (wir haben trotz regelmäßigem Heckeschneiden ca. 10gb pro Nutzer) und da man das Nutzungsverhalten der Nutzer*innen wegen der E2EE überhaupt nicht kontrollieren kann, kann man da auch nicht eingreifen.

RocketChat kenne ich nicht.

Matrix.org bietet gemanagte Matrix-Server, keine Ahnung, wie das Abrechnungsmodell ist, aber man kann ja mal mit denen sprechen.

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bei Matrix kann man doch über „Spaces“ (Unter-)Räume konfigurieren?

  • Mailbox.org bietet auch für Vereine ein Paket mit email,Groupware, Cloud, Videokonfenzen usw.
  • Threema Work?

Grüße

Ja, kann man, aber das ist in diesem Zusammenhang relevant weshalb?

Sehr interessantes Thema. Für den Blog schreibe ich gerade einen Erfahrungsbericht „Digitalisierung eines Vereins“. Da werde ich skizzieren, welche Tools/Dienste etc. wir einsetzen, Vorlage für Datenschutzhinweise zum Download anbieten und noch weitere Tipps zusammenfassen.

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Neben matrix.org gibt es natürlich auch andere Hoster (auch mit Standort in D) - allerdings wird vermutlich mindestens ein Nutzer dann sein Konto bei matrix.org haben, so daß eh alles dorthin synchronisiert wird.

Rocket.Chat wird vermutlich irgendwann in Matrix aufgehen und ein Matrix-Client.

Seid ihr schon auf Matrix festgelegt oder doch noch für andere Systeme offen?
Neben Mattermost gibt es z.B. auch noch Zulip als quelloffenen [Teammessenger] - wobei mich jedoch vor allem interessieren würde:

Wird einfach ein Ersatz für WhatsApp gesucht?

Falls ja, kann ich aus Datenschutzsicht auch XMPP empfehlen, denn man kann und darf(!) das überall dort einsetzen, wo E-Mail auch genutzt wird! Evtl. wäre dann z.B. „Snikket" eine gute Hosting-Lösung als Alternative zu WhatsApp für den Verein.

  • [Opt.] Kollaborations-Funktionen (Kanban-Board/Taskliste, Whiteboard, Gantt-Diagramme)

→ Auf z.B. adminforge.de findest du weitere coole tools.

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Danke für die Info zu Rocket.chat. Hier ist die Quelle dazu: https://www.rocket.chat/press-releases/rocket-chat-leverages-matrix-protocol-for-decentralized-and-interoperable-communications.

Ich denke, maßgeblich sollte sein, ob eher etwas wie Whatsapp (Matrix, XMPP) oder eher etwas wie Slack (Mattermost) gesucht wird. Für die Mitglieder ist ein Whatsapp-Ersatz natürlich nett, aber Ich würde einem Vereinsvorstand grundsätzlich eher etwas wie Slack mit zentralen Administrationsmöglichkeiten empfehlen.

Abgesehen davon hat auch Nextcloud ein Chat-Modul. Ich bin damit aber nie warm geworden.

Wow, vielen Dank für eure Beiträge!

@ilu Mattermost hatte ich ehrlich gesagt nicht auf der Rechnung - klingt aber nach einem attraktiven Kandidaten. E2EE gibt es dort wohl nur durch das Quarkslab-Plugin…

@Freie-Messenger Festgelegt sind wir überhaupt nicht, aktuell wird Threema verwendet. Allerdings hat Threema diverse Einschränkungen, insbesondere bei der Teamarbeit. Zu deiner Frage, ob es „einfach ein Ersatz für WhatsApp“ sein soll - Ja, aber nicht nur. Ja, weil es natürlich die allermeisten WhatsApp-Gruppern ersetzen sollte, aber eben auch mehr Funktionen bieten sollte → Eignung als Mannschafts-Chat, Spieltag-Vorbereitung, Projektgruppen-Austausch, Vorstand usw. Ich persönlich würde mich z.B. über Threads oder betretbare Räume/Spaces für Projektarbeiten freuen - vielleicht auch eine Nextcloud-Integration?

Am Ende ist aber (alles)entscheidend, dass ich jemanden finde, der die Anwendung für unseren Verein hostet und betreut. Ob die App dann am Ende Mattermost, Zulip, Rocket.Chat, Element(Matrix), Jabber(XMPP) oder Snikket heißt ist für uns gar nicht so wichtig :slight_smile:

Weil @ilu Nextcloud Talk angesprochen hat - hier liegt der Fokus meines Wissens eher auf Video-Calls (als Alternative zu Jitsi oder BBB) und soweit ich weiß benötigt man das HighPerformance Backend (SIP Bridge) um mit mehr als 4 Personen zu kommunizieren. Das ist bei Hetzner ausgeschlossen. Aber ja, wenn sich nichts anderes findet wäre das natürlich eine Alternative, die wir uns mal anschauen könnten… Die reine Chatfunktion ist den Screenshots nach eher basic.

Wie schon im OP erwähnt fände ich es ja charmant, wenn Verbände eine „federated infrastructure“ fördern/unterstützen würden - dann kann ich mit einem Account in unterschiedlichen Vereinen mitarbeiten… Deshalb hatte ich Matrix bzw. Element im Auge.
Eine synchronisation zu matrix.org würde ich eigentlich gerne vermeiden, da wir hier keine Kontrolle mehr über die Metadaten hätten (womit wir ja im Endeffekt wie bei der Verwendung von WhatsApp wären, nur dass der Kontaktlistenupload optional ist). Der Preis bei Ossrox für einen Hosted-Matrix-Server (wird auf matrix.org verlinkt) ist allerdings happig - 135 EUR/Jahr für 10 User. Wenn wir das für 200 User haben möchten, wird es unbezahlbar… Wenn natürlich wie von @ilu beschrieben 10GB pro User anfallen, kann ich das natürlich schon wieder nachvollziehen…

Hat denn von euch zufällig konkrete Hoster-empfehlungen für Mattermost / Zulip / Matrix / … ??

Eine Korrektur: Nextcloud hat ein Chat-Plugin, das mit Video nix zu tun hat und auch nicht besondere Ressourcen braucht. Vielleicht hieß das nicht Talk, sondern anders? Man kann es aus Dokumenten heraus starten, aber auch ganz normal Chatgruppen einrichten. Ich bin damit nicht warm geworden, aber da ihr NC schon habt, solltest du nochmal genauer danach schauen.

Ich werfe hier mal Ossrox in den Ring, die auch Matrix anbieten.

Ich selbst bin dort kein Kunde, habe jedoch im Bekanntenkreis jemanden, dort dort mit Matrix & Mastodon Kunde ist. Bisher ist er zufrieden.

Und noch ein Nachschlag: Es kommt auch unter einem weiteren Gesichtspunkt darauf an, was für Mitglieder Ihr habt: Seid Ihr ein Sportverein mit Kinder/Jugendabteilung? Wie seht Ihr Eure Verantwortung? In einem System mit E2EE wie Matrix habt Ihr keinerlei Kontrolle, was im Chat passiert. Das kann Euch in den Hintern beißen, wenn Ihr ein Mitglied habt, dass die Verschlüsselung für illegale Aktivitäten misbraucht, und zwar auch dann, wenn Ihr vorher die Zustimmung der Eltern zur Chatnutzung eingeholt und darin die Verantwortung auf die Eltern geschoben habt. Das sieht dann trotzdem schlecht aus. In einer solchen Situation würde ich Mattermost ohne E2EE-Plugin bevorzugen und einzelnen vertrauenswürdigen Personen (Abteilungsleiter/innen?) admin-Rechte geben.

Bei Matrix muss einem auch klar sein, dass den Nutzer/innen in der Standardeinstellung die große weite federierte Matrix-Welt offensteht. Vielleicht ist das beabsichtigt. Vielleicht möchte man aber lieber die Kommunikation (und damit auch die Verantwortung) auf die eigenen Vereinsmitglieder beschränken.

Ich pinge mal @kuketzblog: Trotz meiner Vorliebe für E2EE in allen Bereichen und meiner guten Erfahrungen mit Matrix finde ich es wichtig, dass vor einer Entscheidung Überlegungen zur Verantwortlichkeit, insbesondere beim Kinder- und Jugendschutz, angestellt werden.

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das wäre sicher die nachhaltigste Lösung! :+1:

wie könnte denn so ein „Konstrukt“ aussehen: ???

abgesicherter Root-Server als Reverse Proxy mit Containern als Modul:
1. Container für Nutzermanagement --> (open)LDAP
2. Container für Daten, Fotos --> Nextcloud
3. Container für Kommunikation --> Synapse/ejabberd/...
4. Container für Video-Meetings --> BBB/Jitsi/...
5. Container für Website --> statisch oder CMS
6. Container für ...

Könnte man mit Proxmox umsetzen oder Docker oder LXC,…
Und wenn die Basis steht, könnte man ganz einfach sein benötigtes Modul „hinzufügen“.

Gibt es aber bestimmt schon in irgend einer Art und Weiße!?

PS: es gibt hier eine tolle Übersicht digitaler Tools für Vereine

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Mal auf den Ursprungspost zurück (Sportverein): Wie erfolgt bei Euch die Trainings- und Spielerplanung?
Die meisten Vereine in meinem Umfeld nutzen dafür SpielerPlus (https://www.spielerplus.de). Von der Nutzung her funktioniert das super. Es gibt einfach zu bedienende Apps für Android und iOS, so dass gerade auch Eltern aus einem breiten Spektrum der Gesellschaft (ja ein Smartphone haben 99,8% hier…) einfach eine Rückmeldung geben können. In einem Verein war die Koordination vorher WhatsApp-Gruppen :face_with_peeking_eye: Ein Chat ist auch drin…

Manche Verbände bieten auch so Apps an, jedoch sind die alle nicht so flexibel und intuitiv wie SpielerPlus (da ist auch schnell mal ein Freundschaftsspiel oder ein Ausflug eingetragen). Und schon nutzen es die Mitglieder nicht…

Möchte Deinen Enthusiasmus nicht bremsen, aber wie ist die Akzeptanz der angebotenen Dinge? Werden (gerade Eltern) sich jetzt den X-ten Messenger/Chat installieren nur für Deinen Verein?

Oder machen die dann am Ende doch wieder die WhatsApp-Gruppe nebenher (traurige Realität). Dann lieber den Aufwand in die interne Verwaltung vom Verein (wie schon gemacht von Dir/Euch) stecken und nicht verkämpfen im Ehrenamt.
(Erfahrung: Die nächste Person auf einem Posten killt als erstes die „Exotenlösungen“ und geht auf den Mainstream zurück – finden dann meist 90% gut; sei es beim CMS für die Webseite (Wordpress in Massen), bei Videokonferenzen (oder da nimmt dann jemand halt was vom Arbeitgeber so halb korrekt mal her, gerade in Orten mit Großunternehmen können da interessante Dinge beobachtet werden), usw.)

2.) Eigeninteresse! → Welche Anbieter für gemanagte Dienste (sei es Mailserver, Webspace, Cloud, Messenger-Server, usw.) könnt ihr empfehlen? Insbesondere für Anbieter gehosteter Messenger (Matrix, RocketChat) wäre ich dankbar…

Ich habe bei fairkom eine Nextcloud gemietet. Bei der ist Rocket.Chat enthalten.

(Ich habe eigentlich hier im Forum nach einer Einschätzung von Rocket.Chat gesucht, ähnlich wie in der Messenger Matrix, wo es leider nicht enthalten ist. Warum? Vielleicht zu wenig populär?)

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Wenn ich das richtig lese, geht das mit matrix-corporal:
https://github.com/devture/matrix-corporal

@Jim_T Sehr coole Übersicht, die Du da verlinkt hast.

Bin auch der Suche nach Buchhaltungssoftware für unseren Verein.
Hier eine kurze Einschätzung:

  1. Bei den cloudbasierten Diensten ist für mich https://netxp-verein.de preislich vorn.
    Wir haben unter 250 Mitglieder - da kostet es 80,00 € im Jahr.
    Nicht so gefallen hat mir, dass dort direkt Youtube-Erklärvideos eingebunden sind.
    Solche kleinen Schnitzer beim Datenschutz, die man direkt sieht, deuten auf ein geringes Interesse am Datenschutz hin. Unter die Haube schauen, kann man ja meist nicht.
    Prinzipiell ist dies aber der einzige eingebundene Drittanbieter:
    https://webbkoll.dataskydd.net/de/results?url=http%3A%2F%2Fwww.netxp-verein.de%2F

  2. https://www.openpetra.org/de/ sieht auch nicht verkehrt aus, könnte allerdings zu wenige Funktionen haben. Z.B. machen wir keine Menschenpatenschaften. Das sehe ich aber als einzige Option dort.
    Es scheint so, als müsse man selbst einen Server aufsetzen.

  3. https://openjverein.github.io/ hier scheint leider niemand mehr zu warten. Hibiscus Anbindung klingt ja gut. Ansonsten kann man schwer einschätzen, was das Tool kann. Mache mir Sorgen wegen möglicher Inkompatibilitäten.

Wer kann zu einem der drei Tools was sagen?

Bonusfrage:
Digitale Spendenquittung. Würde man Lösung 1. nehmen, könnte diese auch Spendenquittungen generieren.
Gleichzeitig fände ich es sinnvoll, dass sich unsere Spender diese selber generieren auf unserer Homepage. Wie kriegt man sowas unter einen Hut? Hab doch keine Lust, alle Daten der Spender von der Homepage abzuschreiben und dann in die Buchhaltung zu hacken. Habt Ihr da einen Lösungsansatz? An schlausten wäre ja eine Datenbankanbindung vom Tools an die Homepage, nur ob die Cloudlösung sowas leisten kann?

Siehe auch:
https://www.netxp-verein.de/funktionen/finanzverwaltung/spendenquittungen/

Da wir hauptsächl die Buchhaltungssoftware brauchen werden, sind mir noch diese Tools aufgefallen:
https://www.jes-eur.de/
und
https://vereinonline.org/ (cloudbasierte Lösung, bei 1&1 gehostet, im Webkoll einwandfrei, keine Tracker oder Drittanbieter eingebunden auf der Homepage)

Am Rande:
die App Vereinsorganisator kommt mir markigen Sprüchen daher, sie sei kostenlos und halte viel auf Datenschutz:

Und wie sieht es mit Datenschutz aus?
Datenschutz ist wichtig, ehrlich! Auf Grund unserer originären Tätigkeit halten wir alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein. Unsere Server stehen in Deutschland (kein AWS, Azure etc.). Wir verlangen keine Daten, die wir nicht brauchen, also weder Adressen, Telefonnummern, Bankkonten etc. Es gibt keine auftragsdatenverarbeitenden Subunternehmer. Natürlich verkaufen wir auch keine Daten - die Zeiten, in denen jemand für eine Emailadresse Geld bezahlt, sind ohnehin vorbei. Und da wir auch keine Werbung ausliefern, tracken wir weder die Interessen unserer Mitglieder noch interessiert es uns, in welcher Sportart Ihr aktiv seid, damit wir Euch die neuesten Angebote über Fußballschuhe senden können. Wir speichern nur das Mindeste an Daten (ist auch günstiger für uns ).

Eine andere Sprache sprechen die verbauten Tracker laut Exodus:
https://reports.exodus-privacy.eu.org/en/reports/webviewgold.vereinsorganisator/latest/
5 Tracker und 38 Zugriffe in Version 2.0

Ist tendenziell ne Warnung wert, find’ ich.