Hallo Kuketz-Fans,
Mike hat in seinem Kommentar ja ausführlich dargelegt, warum Microsoft 365 aus Datenschutzgründen in Schulen und öffentlichen Einrichtungen eigentlich nichts zu suchen haben sollte. Gleiches gilt eigentlich auch für Vereine und Organisationen, wo ebenfalls personenbetogene Daten von Kindern und Jugendlichen verarbeitet werden.
Ich selber bin gerade dabei, unseren Sportverein zu „digitalisieren“. Unser Ziel ist zum einen, die diversen insellösungen (Dropbox, OneDrive, Google Sheets, Doodle-Umfragen) abzuschaffen und eine vereinsweite, DSGVO-konforme Lösung zu ersetzen. Soweit der Plan. Viele Vereine in unserer Umgebung haben ähnliches getan und einfach die kostenlose NGO-Lösung von Microsoft 365 geholt. Dass das aus den bekannten Gründen keine Option ist müssen wir nicht diskutieren - aber ist M365 der Benchmark, mit der alle anderen Lösungen verglichen werden, insbesondere hinsichtlich Funktionalität und Kosten.
Die Anforderungen sehen wie folgt aus:
- Cloud-Datenablage mit Berechtigungskonzept
- Online-Office a.k.a. gemeinsames Bearbeiten von Office-Dateien
- Videokonferenzen mit bis zu 20 Teilnehmern
- Messenger-Anwendung mit Gruppenräumen
- [Opt.] Kollaborations-Funktionen (Kanban-Board/Taskliste, Whiteboard, Gantt-Diagramme)
Webspace und Mailserver habe ich hier nicht aufgeführt, da die allermeisten Vereine eine entsprechende Lösung bereits in irgend einer Form am laufen haben.
Damit die Sache nachhaltig ist (insb. bei einem Verein) kommt selber hosten nicht in Frage. Für meine privaten Dateien kann ich das Risiko selber tragen, aber für Vereinsdaten muss das professionell gemacht werden. Selbst wenn man mal einen IT-Profi begeistern kann - im Ehrenamt ist so jemand auch schnell mal wieder weg.
Unser „Setup“ so far:
- Cloud-Dateiablage → Managed Nextcloud by Hetzner (Produkt Storage Share). Vorteil: Unbegrenzte Nutzer, üppig Speicher, Frontend-Admin-Rechte. Nachteil: Keine Backend Anpassungen
- Online-Office → OnlyOffice Integration in die Nextcloud (Collabora wird von Hetzner nicht angeboten).
- Videokonferenzen → Senfcall (Link) stellt eine gemanagte BBB Instanz für NGO-Organisationen kostenlos zur Verfügung, inkl. Nextcloud integration.
- Messenger-Anwendung → Offen
- Kollaboration → Offen (was nicht über Nextcloud abgedeckt werden kann)
Das Setup hat den Vorteil, dass es nicht nach Anzahl User bezahlt werden muss, sondern nach Speicherplatz. Der Großteil der Mitglieder will allerhöchstens Dateien abrufen und benötigt selbst kaum Speicherplatz.
Leider fehlt uns aktuell eine gut integrierte Messenger-Anwendung. Der Verein hat in einige Threema-Lizenzen investiert, aber im Alltag gestaltet es sich umständlich. Ich würde sehr gerne eine Matrix- oder RocketChat-Lösung in Betracht ziehen, aber leider mangelt es hier an vergleichbaren Angeboten wie Hetzner sie anbietet…
Um es klar zu stellen - ich erwarte nicht, dass hochwertige Dienste kostenlos bereitgestellt werden sollen. Allerdings haben wir als Verein nur beschränkte Ressourcen und die sollen möglichst auch in den Vereinszweck (bei uns Sport) fließen. Daher suche ich bevorzugt nach einem Bezahlmodell, bei dem wir nicht nach Anzahl User, sondern nach genutztem Volumen /Speicherplatz bezahlen können.
Warum nun dieser Thread? Folgende Fragen würde ich gerne mit euch diskutieren:
1.) Austausch mit euch! → Welche Lösungen habt ihr bei euch im Verein im Einsatz, wie sind eure Erfahrungen?
2.) Eigeninteresse! → Welche Anbieter für gemanagte Dienste (sei es Mailserver, Webspace, Cloud, Messenger-Server, usw.) könnt ihr empfehlen? Insbesondere für Anbieter gehosteter Messenger (Matrix, RocketChat) wäre ich dankbar…
3.) Diskussion → Die einfachste Lösung wäre aus meiner Sicht, dass die größeren Verbände (i.d.R. Budes-/Landesverbände) eine Infrastruktur bereitstellen würden und die lokalen Vereine sich dort ihre Instanz mieten können.
Dienste wie BBB, Nextcloud oder Matrix/RocketChat lassen sich denke ich gut skalieren und können einfach miteinander sprechen… Wo denkt ihr könnte man hier ansetzen?
Besten Dank für eure Antwortern
Viele Grüße, Basta